Nonostante nell’era digitale moltissime persone siano oramai abituate ad interagire virtualmente, nel settore aziendale ci sono alcune situazioni per cui il contatto umano può fare la differenza nel business. Stiamo parlando delle fiere, un’occasione importantissima per ogni impresa che intenda promuovere sia il brand che il suo prodotto o servizio. Vediamo insieme come organizzare una fiera di successo.
Obiettivi, budget e team
Quando si decide di partecipare ad una fiera, i primi aspetti fondamentali da definire sono quelli degli obiettivi che si intende raggiungere, il budget da destinare all’occasione, ed il team di persone che collaboreranno al progetto.
• Obiettivi. Tra i plausibili troviamo quelli di aumentare le vendite, la visibilità, la raccolta di nuovi contatti oppure trovare nuovi partner, come rivenditori, distributori o investitore. L’obiettivo deve essere stabilito secondo alcuni criteri, tra cui il fatto che possa essere raggiungibile in uno specifico arco temporale.
• Budget. I costi della partecipazione ad una fiera non finiscono certamente con l’affitto dell’area espositiva. Allestimento, trasferimento prodotti, pernottamento del personale e sponsorizzazione online ed offline, sono solamente alcuni dei costi tipici correlati all’evento.
• Team. La scelta della squadra con cui collaborare è ovviamente fondamentale per il successo della fiera. Una volta stabilite le persone che ne faranno parte, è importante assegnare dei compiti specifici, al fine di organizzare al meglio il lavoro e lo svolgimento della fiera.
Curare l’allestimento, informare i contatti e massimizzare l’impatto social
Lo spazio espositivo messo in funzione durante una fiera, può essere il migliore o il peggiore dei biglietti da visita aziendali, in altre parole una grande carta da giocare. In prima battuta è opportuno curare l’allestimento dello stand, facendo sì che sia in grado di catturare attenzione mantenendo un tema. L’obiettivo è quello di creare il giusto mix tra originalità e qualità.
In secondo luogo, ci si dovrà preoccupare di informare i contatti dell’evento, con tutti i mezzi a disposizione. In questo frangente, se l’attività è ben strutturata sul web, internet offre molteplici possibilità, come comunicazioni sui blog, oppure tramite l’invio di mail al proprio database.
In terza battuta, per attuare una corretta informazione e ottenere il massimo del ritorno possibile dal proprio investimento, è opportuno massimizzare l’impatto social. Al giorno d’oggi chiunque ha un profilo Facebook, Instagram o altre piattaforme, e trascurare questo aspetto della comunicazione significa tagliare fuori una fetta enorme di mercato. Esiste un’unica regola: i social media permettono di ottenere nuovi contatti, quindi nuovi clienti.
La scelta del materiale promozionale
Un altro aspetto che dovrà essere particolarmente curato nell’organizzazione di una fiera o di un evento, è la scelta del materiale promozionale. Nello stand, tutta la comunicazione non è affidata solamente al personale, ma anche a specifici strumenti che andranno progettati con cura, tra cui poster, cartellonistica, pieghevoli, volantini e gadget.
Proprio l’ultimo elemento, quello del gadget personalizzato, è uno di quelli da analizzare con maggiore attenzione. A tale gadget viene affidato un compito particolarmente gravoso, ovvero quello di comunicare il messaggio aziendale promuovendo il brand. Gli oggetti da regalare devono seguire una serie di regole, atte ad evitare che quanto omaggiato finisca in un cestino vanificando l’investimento effettuato.
Il gadget deve essere in grado di lasciare un ricordo positivo, nei clienti o potenziali tali, offrendo loro l’opportunità di contattare in qualsiasi momento l’azienda che li ha donati. A tal proposito è importantissimo che tutti i contatti siano ben visibili.
Inutile dire come per la realizzazione di gadget di qualità, la scelta del partner a cui affidarsi sia essenziale. Tale partner, ad esempio Maxilia, deve essere in grado di soddisfare alcuni requisiti importantissimi per il gadget, come la qualità dell’oggetto, piuttosto che quella della stampa, che deve necessariamente essere definita e nitida, l’assortimento degli oggetti, i tempi di consegna e chiaramente il costo degli stessi, voce da annotarsi al budget destinato alla fiera.
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