Organizzare meeting e congressi aziendali è una vera e propria arte, che non sempre consente di ottenere il massimo successo. I segreti per organizzare meeting e congressi perfetti sono svariati, a partire da una chiara definizione del tipo di evento cui si intende dar vita.
Chi, dove, come e perché
Tra le “regole” seguite dai migliori organizzatori di eventi aziendali una riguarda le 5 w, ossia le 5 domande fondamentali cui rispondere prima di cominciare la vera e propria attività organizzativa. Who, What, When, Why, Where, ossia chi, cosa, quando, perché e dove. Rispondere a questo fondamentali domande consente di delineare al meglio sia il tipo di evento cui si intende dar vita, sia chi sono coloro che vi prenderanno parte e anche le motivazioni che stanno alla base dell’incontro. Nel caso di meeting e congressi aziendali le motivazioni possono essere tra le più varie: ci sono aziende che organizzano cene di gala per presentare nuovi prodotti, così come occasioni in cui è necessario predisporre tutto per una riunione tra tutti i dipendenti, o anche eventi divertenti e giocosi per svolgere attività di team building. Precisare questi elementi porta già a scartare alcune opportunità, ma anche a rendere più reali altre proposte o tipologie di evento.
La location giusta
Nel momento in cui si organizza un meeting aziendale, un congresso di portata internazionale o una particolare festa, è importante anche subito stabilire la location. Con questo termine si intende sia il luogo vero e proprio, inteso come località in cui è opportuno che si tenga l’evento, sia come effettiva situazione abitativa che ospiterà l’incontro. Le due cose sono ben diverse tra loro e possono anche avere connotazioni “disgiunte”. Per fare un esempio, un evento si può tenere vicino al centro di Milano, ma comunque in una situazione bucolica, immersa nella natura. Trovare la location giusta può essere un problema, soprattutto in occasione di incontri particolarmente originali. Per altro una volta precisato questo elemento il resto dell’organizzazione avviene “a cascata”, visto che la location stabilisce una serie di necessità e di opportunità.
Quali professionisti coinvolgere
Il sogno di ogni organizzatore di eventi è quello di trovare una location in cui siano già disponibili i diversi servizi necessari per meeting e congressi di successo. In caso contrario sarà necessario contattare vari professionisti, da organizzare poi in un team improvvisato. Doversi interfacciare con un elevato numero di persone, che forzatamente devono cooperare tra loro, non è facile. Meglio in molti casi prediligere le location in cui vengono offerti servizi di vario genere. Ad esempio la disponibilità ad allestimenti di vario genere, oppure la presenza di un servizio di catering. Avere questi elementi a disposizione consente di accelerare le operazioni di organizzazione e migliora le possibilità di interfacciarsi a questi professionisti, che sono già abituati a lavorare in team e a collaborare all’interno di una precisa struttura. Del resto gli incontri aziendali possono necessitare di soluzioni ad hoc, che dipendono dalle precise necessità che di volta in volta si presentano.
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